Постановление администрации города Оренбурга от 18 июля 2017 г. N 2945-п "Об утверждении Правил функционирования системы электронной почты и её использования в администрации города Оренбурга"

В соответствии со статьей 13 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", руководствуясь статьями 8, 33, 35 Устава муниципального образования "город Оренбург", принятого решением Оренбургского городского Совета от 28.04.2015 N 1015:
1. Утвердить Правила функционирования системы электронной почты и её использования в администрации города Оренбурга согласно приложению.
2. Установить, что в случае внесения изменений в федеральное и (или) законодательство Оренбургской области, Устав муниципального образования "город Оренбург", настоящее постановление применяется в части, не противоречащей федеральному и (или) законодательству Оренбургской области, Уставу муниципального образования "город Оренбург".
3. Настоящее постановление вступает в силу после официального опубликования в газете "Вечерний Оренбург" и подлежит размещению на официальном Интернет-портале города Оренбурга.
4. Настоящее постановление подлежит передаче в уполномоченный орган исполнительной власти Оренбургской области для включения в областной регистр муниципальных нормативных правовых актов.
5. Поручить организацию исполнения настоящего постановления заместителю Главы города Оренбурга по общим вопросам Шувакину А.В.

Глава города Оренбурга	Е.С. Арапов	

Приложение
к постановлению
администрации города Оренбурга
от 18.07.2017 N 2945-п

Правила
функционирования системы электронной почты и её использования в администрации города Оренбурга

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила функционирования системы электронной почты и её использования в администрации города Оренбурга (далее - Правила) определяют деятельность отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Оренбурга, муниципальных учреждений и предприятий по обеспечению функционирования и использования системы электронной почты администрации города Оренбурга и устанавливают порядок пользования работниками администрации города Оренбурга электронной почтой при исполнении своих должностных обязанностей.
1.2. Определения и сокращения.
СЭП - система электронной почты администрации города Оренбурга.
Уполномоченная организация - управление по информатике и связи администрации города Оренбурга, осуществляющее обеспечение функционирования и техническое обслуживание системы электронной почты администрации города Оренбурга.
Участник СЭП - отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города Оренбурга, муниципальные учреждения и предприятия.
Администратор СЭП - работник Уполномоченной организации, на которого возложены обязанности по обслуживанию и администрированию СЭП.
Работник - работник Участника СЭП, получивший доступ к СЭП в соответствии с настоящими Правилами.
Мобильные устройства - планшетные компьютеры и смартфоны.
Администрация - администрация города Оренбурга.
АИС ЕД - автоматизированная информационная система "Единый документооборот. Контроль".
Почтовый ящик СЭП (почтовый ящик) - дисковое пространство на сервере СЭП, выделенное для хранения электронных писем работника.
Адрес СЭП (адрес) - адрес почтового ящика СЭП.
ПК - персональный компьютер.
ПО - Программное обеспечение вычислительной техники.
ПО вредоносное - ПО или изменения в ПО, приводящие к нарушению конфиденциальности, целостности и доступности критичной информации.
1.3. Целью Правил является:
- обеспечение эффективного использования системы электронной почты в деятельности Администрации;
- обеспечение информационной безопасности Администрации и предотвращение незаконного использования электронной почты Администрации.
1.4. СЭП реализована на почтовом сервере программной платформы АИС ЕД Администрации.
1.5. Работники при исполнении своих должностных обязанностей должны использовать только почтовые ящики с адресом в домене СЭП: admin.orenburg.ru. Использование для служебной переписки электронных почтовых ящиков, созданных на иных почтовых серверах, возможно только с письменного разрешения руководителя Участника СЭП.
1.6. Цели использования СЭП.
1.6.1. СЭП используется для передачи электронных сообщений и документов в электронной форме в целях обеспечения внутренних и внешних коммуникаций Участников СЭП и их Работников в рамках исполнения Работниками своих должностных обязанностей.
1.6.2. СЭП используется подсистемой контроля исполнения АИС ЕД для направления Работникам сообщений о переданных им на исполнение документах и поручениях, информации о неисполненных документах и поручениях.
1.6.3. СЭП используется для массовых рассылок сообщений в целях оповещения об изменении в режиме работы информационных систем, проведении массовых мероприятий. Решение о проведении массовой рассылки и её содержании принимается руководителем Участника СЭП и вышестоящими руководителями.
1.7. Для работы с СЭП используются следующие виды терминальных устройств:
- стационарные компьютеры на рабочих местах Работников. При использовании электронной почты ноутбуки рассматриваются как стационарные компьютеры;
- служебные и личные мобильные устройства Работников, подключенные к информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
1.8. При работе с СЭП Работник обязан использовать электронную почту только в соответствии с целями использования СЭП, установленными Правилами, исполнять требования Правил, а также требования действующего законодательства Российской Федерации в сфере защиты информации и работы с персональными данными.
За неисполнение указанных требований Работник несёт ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации.
1.9. Техническое обеспечение СЭП и обеспечение мер по защите информации в рамках серверного сегмента СЭП осуществляется Уполномоченной организацией.
1.10. Ответственность за соблюдение Участником СЭП организационных и технических мер, предусмотренных настоящими Правилами, несёт руководитель данного Участника СЭП.

2. Организация функционирования СЭП

2.1. Обязанности Уполномоченной организации:
- осуществление администрирования СЭП, сопровождение работы СЭП, устранение ошибок и неисправностей в ее работе;
- создание, учет, блокирование и удаление адресов;
- обеспечение целостности и доступности информации, хранящейся в серверном сегменте СЭП;
- обеспечение технических мер по защите информации серверного сегмента СЭП;
- ведение учёта мобильных устройств, которым предоставлен доступ к СЭП;
- оказание методической помощи Работникам по вопросам эффективного и безопасного использования СЭП.
2.2. Для исполнения обязанностей, указанных в пункте 2.1 Правил, Уполномоченная организация приказом назначает Администраторов СЭП.
2.3. Уполномоченная организация блокирует доступ к адресам, используемым в СЭП, в случаях:
- осуществления рассылки писем, содержащих вредоносные программы, спам, информацию, распространение которой запрещено настоящими Правилами;
- компрометации пароля или логина соответствующей учётной записи;
- использования работником СЭП не в соответствии с установленными настоящими Правилами целями СЭП.
2.4. Уполномоченная организация незамедлительно с момента обнаружения нарушений направляет уведомление о блокировании адреса заместителю Главы города Оренбурга, курирующему данного Участника СЭП, руководителю соответствующего Участника СЭП.
2.5. Восстановление доступа к СЭП Работнику, которому ранее был заблокирован доступ к СЭП вследствие грубых нарушений Правил, производится по служебной записке его руководителя на имя руководителя Уполномоченной организации.
2.6. Обязанности руководителя Участника СЭП, обладающего правами юридического лица:
- ознакомить под подпись всех Работников с Правилами использования СЭП;
- обеспечить исполнение Правил Участником СЭП;
- обеспечить средствами антивирусной защиты все автоматизированные рабочие места Работников.
2.7. Обязанности руководителя Участника СЭП, не обладающего правами юридического лица:
- ознакомить под подпись всех Работников с Правилами использования СЭП;
- обеспечить исполнение Правил Участником СЭП;
2.8. Обеспечение средствами антивирусной защиты автоматизированных рабочих мест Участника СЭП, не обладающего правами юридического лица, осуществляется Уполномоченной организацией в рамках финансирования, предусмотренного в смете расходов администрации города Оренбурга.

3. Ведение почтовых ящиков и адресов СЭП

3.1. Почтовый ящик СЭП создаётся администратором СЭП при создании учётной записи АИС ЕД по заявке руководителя Участника СЭП по форме согласно приложению 1 к приложению (далее - Заявка). Адрес почтового ящика СЭП присваивается ему при создании. Возможно присвоение почтовому ящику дополнительных адресов из домена admin.orenburg.ru.
3.2. По назначению адреса СЭП подразделяются на следующие группы:
- официальные адреса Участников СЭП;
- индивидуальные адреса Работников;
- служебные (технические) адреса.
3.3. Адрес должен иметь следующую структуру:
Имя Наименование@admin.orenburg.ru.
"Имя" формируется:
- в случае индивидуального адреса Работника из фамилии и первых двух букв имени и отчества латиницей (например - IvanovIvIv для Работника Иванова Ивана Ивановича);
- в случае официального адреса Участника СЭП из сокращённого наименования данного Участника СЭП латиницей;
- в случае служебного (технического) адреса из сокращённого наименования назначения адреса латиницей. Формируется Участником СЭП, подающим заявку на создание адреса, по согласованию с Уполномоченной организацией.
3.4. Официальный адрес Участника СЭП согласовывается с управлением по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга и утверждается приказом (распоряжением) Участника СЭП.
Руководитель Участника СЭП назначает работника, ответственного за работу с почтовым ящиком, в который направляется почта, поступающая на официальный адрес Участника СЭП.
Почтовый ящик с официальным адресом Участника СЭП создаётся по Заявке Участника СЭП. В Заявке должен быть указан Работник, ответственный за работу с почтовым ящиком.
3.5. Почтовый ящик Работника создаётся при приёме на работу в соответствии с Заявкой, подписанной руководителем Участника СЭП.
3.6. В случае смены Работником фамилии, имени, отчества необходимо привести в соответствие адрес. Изменение адреса производится Уполномоченной организацией на основании письменного обращения руководителя Участника СЭП.
3.7. Для лиц, проходящих практику в Администрации, по решению руководителя Участника СЭП создаются индивидуальные адреса.
3.8. Удаление почтового ящика Работника осуществляется при его увольнении, а также при систематическом нарушении работником Правил. По письменному обращению руководителя Участника СЭП индивидуальный адрес уволенного сотрудника закрепляется, как дополнительный, за почтовым ящиком другого Работника.
3.9. Руководитель Участника СЭП обязан в течение 5 дней со дня увольнения Работника информировать служебной запиской Уполномоченную организацию об увольнении Работника и необходимости дальнейшего использования его индивидуального адреса.
3.10. Служебные (технические) адреса предназначены для организации деятельности Участника СЭП с целью взаимодействия с внешними источниками информации. Соответствующие почтовые ящики создаются по Заявке Участника СЭП. В Заявке должен быть указан Работник, ответственный за работу с почтовым ящиком, и объём прав на почтовый ящик (читатель, редактор).

4. Порядок использования СЭП

4.1. Работник имеет право пользоваться СЭП при осуществлении своих должностных обязанностей, то есть отправлять и получать электронные письма (далее - письма) при коммуникации с внутренними и внешними корреспондентами посредством почтовых ящиков СЭП, предоставленных ему в соответствии с настоящими Правилами.
4.2. Отправление и получение писем с использованием официальных адресов Участников СЭП и служебных (технических) адресов осуществляется соответственно руководителем Участника СЭП и/или Работниками, уполномоченными руководителем Участника СЭП.
4.3. Вложенные файлы должны иметь краткое, понятное и информативное имя. При ответе на запрос, направленный нескольким адресатам, имя файла должно начинаться с краткого наименования (аббревиатуры) адресата.
4.4. В целях обеспечения экономии серверного дискового пространства, используемого СЭП, работник обязан самостоятельно поддерживать объём свободного места своего почтового ящика в размере не менее 30% от общего доступного объёма дискового пространства, выделенного Работнику. Письма длительного хранения должны своевременно перемещаться в локальный архив. Хранение в почтовом ящике писем давностью более одного года не разрешается. Для ознакомления других Работников с файлами, прикреплёнными к регистрационно-контрольной карте (РКК) АИС ЕД, предпочтительно отправить не сам файл, а ссылку на РКК.
4.5. Работник при подготовке письма обязан:
1) указать соответствующую содержанию тему письма;
2) в случае, если к письму прилагаются файлы-вложения, указать на это в основном тексте письма;
3) составлять электронное письмо в строгом соответствии с требованиями делового стиля и этики;
4) в конце письма поместить свою подпись (фамилию, имя, отчество), должность, место работы, рабочий телефон, включая междугородний код города Оренбурга, адрес электронной почты.
Образец оформления электронного письма приведён в приложении 2 к настоящим Правилам.
4.6. При отправке писем особой важности необходимо позвонить получателю (исполнителю) и убедиться в получении электронного письма.
4.7. Работнику запрещается:
1) использовать СЭП для целей, не связанных с исполнением своих должностных обязанностей;
2) разглашать посредством СЭП сведения, составляющие государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну, а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе сведения, касающиеся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство;
3) рассылать письма, содержащие:
- персональные данные граждан в открытом виде (при отсутствии согласия последних);
- материалы, использование которых нарушает права на результаты интеллектуальной деятельности;
- недостоверную информацию, а также информацию, оскорбляющую честь и достоинство других лиц, порочащую деловую репутацию, способствующую разжиганию национальной розни, призывающую к совершению противоправной деятельности;
- компьютерные коды;
- файлы или программы, предназначенные для нарушения, уничтожения либо ограничения функциональности любого компьютерного или телекоммуникационного оборудования;
- программы для осуществления несанкционированного доступа;
- серийные номера к программным продуктам и программы для их генерации;
- логины, пароли и прочие средства для получения несанкционированного доступа к платным ресурсам в Интернете;
- ссылки на вышеуказанную информацию.
4) без разрешения руководителя Участника СЭП:
- использовать какой-либо почтовый адрес СЭП для оформления подписок на почтовые рассылки;
- публиковать любые почтовые адреса СЭП на общедоступных Интернет-ресурсах.
- предоставлять пароль доступа к индивидуальному почтовому ящику другим лицам.
4.8. В целях предотвращения ошибок при отправке сообщений Работник перед отправкой письма должен внимательно проверить правильность написания адресов получателей. В случае получения ошибочно направленного письма необходимо уведомить отправителя о его ошибочном отправлении и удалить письмо.
4.9. При неоднократном (два и более раза) нарушении Правил, Работник привлекается по служебной записке Уполномоченной организации к дисциплинарной ответственности в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
4.10. Работнику рекомендуется регулярно (не менее одного раза в течение рабочего дня) проверять поступление почты на свой адрес.
4.11. Для автоматизации рассылок сообщений, периодически направляемых по нескольким адресам, может быть создана группа адресов. Группа может включать в себя и адреса из внешних почтовых доменов. Могут быть созданы группы двух видов: серверные и локальные.
4.12. Серверная группа является общедоступной и создаётся Уполномоченной организацией по служебной записке заинтересованного Участника СЭП. Участник СЭП, инициировавший создание группы, отвечает за своевременное информирование Уполномоченной организации о необходимости изменения состава группы или её удаления.
4.13. Локальная группа создаётся Работником самостоятельно посредством клиентского приложения СЭП и доступна только ему. Работник, создавший группу, обязан поддерживать её состав в актуальном состоянии и своевременно удалять неиспользуемые группы.
4.14. Работники обязаны самостоятельно изучить инструкции по работе в СЭП, которые размещены в АИС ЕД в приложении "Документы и инструкции" в разделе "Инструкции АИС ЕД Электронная почта".
4.15. Взаимодействие Работников с администратором СЭП по вопросам технической поддержки автоматизированных мест СЭП осуществляется путем отправки электронных сообщений с описанием проблемы на адрес help_post@admin.orenburg.ru, в случае недоступности почтовых служб - по телефону 98-75-56.
4.16. При наличии в составе Участника СЭП системного администратора заявки по вопросам настройки клиентского программного обеспечения принимаются только от него.
4.17. Техническая поддержка автоматизированных рабочих мест СЭП осуществляется с 9-00 до 18-00 в рабочие дни.
4.18. Правила использования СЭП на мобильных устройствах приведены в приложении 3 к настоящим Правилам.

Приложение 1
к приложению к постановлению
администрации города Оренбурга
от 18.07.2017 N 2945-п

Техническая возможность
имеется / не имеется
Начальник управления по информатике и
связи администрации города Оренбурга
__________________ А.П. Воронин
"___"_____________ 201__ г.	Доступ к БД "Решения Оренбургского городского совета"
Разрешен
Председатель Оренбургского городского Совета
____________________ О.П. Березнева
"___"_____________ 201__ г.	
	Доступ к БД АИС ЕД
Разрешен (полностью / по тематике)
Начальник управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга
___________________ _______
"___"_____________ 201__ г.	

Заявка на подключение к системе электронного документооборота администрации города Оренбурга "АИС ЕД"

1. Полное наименование отраслевого (функционального) и территориального органа администрации города Оренбурга, муниципального учреждения и предприятия.
_____________________________________________________________
2. Сведения о конфигурации автоматизированного рабочего места

Работник	Перечень информационных ресурсов	
	Наименование	Доступ	

ФИО _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Должность _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Автоматизированное рабочее место:
новое / вместо кого _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
(подчеркнуть) имя работника
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Имя работника в домене*
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Телефон для контакта _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Адрес _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Номер кабинета _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _	Электронная почта	V	
	Базы данных АИС "Единый документооборот"	
	Решения Оренбургского городского Совета		
	Распоряжения, Постановления администрации города Оренбурга		
	Распоряжения, Постановления Главы города Оренбурга		
	Делопроизводство (указать уровень)		
	Планирование		
	Календарь Главы города Оренбурга		
	Календарь заместителей Главы города Оренбурга		
	Обращения граждан		
	Протоколы совещаний Главы города Оренбурга		
	Протоколы совещаний заместителей Главы города Оренбурга		
	Заявки "одного окна"		
	Добавить (изменить) сотрудника в справочник исполнителей		
			
Руководитель:
__________________ "___" _________ 201___ г.	"Имею необходимые навыки по работе с операционной системой Windows, Lotus Notes и офисными приложениями"	
Электронный почтовый адрес работника:
_________________@admin.orenburg.ru	Работник:
__________________
"___"___________ 201___ г.	
_______________________
*используется при включении компьютера

98-75-56 - телефон для справок

Приложение 2
к приложению к постановлению
администрации города Оренбурга
от 18.07.2017 N 2945-п

Образец
оформления электронного письма

Адресат: [адрес 1], [adpec2]

Тема: [Отражает содержание электронного письма)]

Тема письма*:

[Добрый день, уважаемые коллеги!

Содержание письма.

При наличии вложенных документов, указать на их приложение.]

Подпись:
[С уважением,
начальник отдела ХХХХХХХХХХХХХХХ управления ХХХ
Фамилия Имя Отчество
+ 7 (3532) ХХХХХХ,
e-mail: FamiliaIiOo@admin.orenburg.ru]

*Использование рамок, цветовых и других фонов в электронных письмах не рекомендуется.

Приложение 3
к приложению к постановлению
администрации города Оренбурга
от 18.07.2017 N 2945-п

Правила
использования СЭП на мобильных устройствах

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила использования СЭП на мобильных устройствах (далее - Правила МУ) устанавливают порядок использования в администрации города Оренбурга мобильных устройств, при использовании их для доступа к системе электронной почты администрации города Оренбурга.
1.2. Требования Правил МУ являются неотъемлемой частью комплекса мер безопасности и защиты информации в Администрации.
1.3. Требования Правил МУ распространяются на всех Работников, использующих для доступа к СЭП мобильные устройства.

2. Порядок использования мобильных устройств для доступа к СЭП

2.1. Под использованием мобильных устройств для доступа к СЭП в Администрации понимается их подключение к инфраструктуре АИС ЕД с целью обработки, приема/передачи информации между АИС ЕД и мобильными устройствами.
2.2. Основные угрозы информационной безопасности при работе с мобильными устройствами:
2.2.1. Утеря либо кража устройства;
2.2.2. Взлом устройства через сетевые подключения;
2.2.3. Взлом устройства посредством используемого на мобильном устройстве ПО;
2.2.4. Периодическая утечка информации из-за заражения мобильного устройства зловредным ПО.
2.2.5. Перехват сетевого трафика устройства;
2.2.6. Использование сохраненных Работником на мобильном устройстве учетных данных (логин, пароль) для доступа к СЭП.
2.3. Допускается использование только учтенных мобильных устройств, которые могут быть доступны для ревизии и контроля администратору СЭП и лицам, ответственным за информационную безопасность в Администрации.
2.4. Доступ к СЭП посредством мобильных устройств предоставляется на основании письменного обращения руководителя Участника СЭП Работникам, исполнение должностных обязанностей которых связано с систематическим отсутствием на стационарном рабочем месте, и необходимостью доступа к СЭП.
2.5. Предоставление доступа к СЭП и настройка мобильного устройства осуществляется администратором СЭП.
2.6. При использовании для доступа к СЭП мобильных устройств Работник обязан:
2.6.1. Соблюдать требования Правил МУ.
2.6.2. Ставить в известность администратора СЭП о любых фактах нарушения требований Правил МУ.
2.6.3. Эксплуатировать и транспортировать мобильные устройства в соответствии с требованиями производителей.
2.6.4. Обеспечивать физическую безопасность мобильных устройств всеми разумными способами.
2.6.5. Использовать парольную защиту входа в мобильное устройство.
2.6.6. Выключать Wi-Fi, когда он не используется.
2.6.7. С максимальной ответственностью подходить к установке на мобильное устройство, используемое в служебных целях, дополнительного программного обеспечения.
2.6.8. Не сохранять на мобильном устройстве файлы, предназначенные для прочтения. Своевременно удалять файлы, работа с которыми завершена.
2.6.9. Через интернет-браузеры, установленные на мобильном устройстве, посещать только известные, доверенные сайты.
2.6.10. Незамедлительно извещать администратора СЭП о фактах утраты (кражи) мобильных устройств.
2.6.11. Извещать администратора СЭП о планируемой передаче сторонней организации мобильного устройства для ремонта или обслуживания. На период ремонта доступ мобильного устройства к СЭП блокируется администратором СЭП.
2.7. При использовании мобильных устройств запрещено:
2.7.1. Передавать мобильные устройства другим лицам (за исключением администратора СЭП и работников службы безопасности администрации города Оренбурга).
2.7.2. Оставлять мобильные устройства без присмотра, если не предприняты действия по обеспечению их сохранности.
2.7.3. Обрабатывать на мобильном устройстве персональные данные.
2.7.4. Устанавливать ПО, предназначенное для развлечения.
2.7.5. Использовать интерфейс Bluetooth и публичные Wi-Fi-сети.
2.8. Администратор СЭП вправе по собственной инициативе или по требованию работников службы безопасности администрации города Оренбурга заблокировать доступ мобильного устройства к СЭП в случае возникновения угрозы информационной безопасности.
2.9. Информация, хранящаяся на мобильных устройствах, подлежит обязательной проверке на отсутствие вредоносного ПО.
2.10. В случае увольнения Работника доступ к СЭП посредством мобильного устройства блокируется. Обязанность информировать Уполномоченную организацию о факте увольнения Работника лежит на руководителе Участника СЭП.

3. Ответственность

3.1. Работники, нарушившие требования Правил МУ, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.